아사나는 SaaS 플랫폼 사용해 스크럼 TF팀 등 프로젝트 단위의 협업에 유용
업무용 프로그램 연결하는 '허브' 역할 맡아...스타트업 스윗(Swit)
콜라비, '한 장'으로 업무 정리해 가시성 높이는데 집중
재택근무로 출퇴근 시간을 아끼며 재택근무를 지지하는 반응이 늘어나고 있다. 기업에서도 집에서 가까운 곳을 선택해 출퇴근 할 수 있는 거점오피스, 주4일 근무제 등을 도입하며 일하는 환경에 변화를 주고 있다.
한국경제연구원이 2021년 8월 발표한 조사결과에 따르면 코로나 이후 재택근무를 실시한 기업은 68.5%, 미실시 기업은 31.5%로 나타났다.
재택근무로 원활한 소통과 일에 집중할 수 있는 근무환경을 돕기 위해 ‘업무 협업툴’에 대한 수요가 높아졌다.
업무 협업툴은 직원들이 업무 시간에 사용되는 시간이 메신저와 알림, 회의, 자료공유, 소통을 위한 시간 등 일명 ‘가짜 일(Fake-work)에 빼았기는 시간을 줄이기 위해 사용되는 소프트웨어다.
아사나는 SaaS 플랫폼 사용해 스크럼 TF팀 등 프로젝트 단위의 협업에 유용
아사나(Asana)는 과거 기업 내에 존재하던 이메일을 통한 업무 지시, 일정 관리, 업무 현황을 자사의 ‘SaaS 플랫폼’(Software-as-a-Service, 클라우드 애플리케이션과 기본 IT 인프라 및 플랫폼을 사용자에게 제공하는클라우드 컴퓨팅 형태)을 통해 대체한 협업툴이다.
아사나는 특정 프로젝트와 관련된 각 부서 인물들의 업무 설정, 현황, 관리, 분담, 상호간의 피드백 기능을 제공하고 있다.
어떤 인물이 무슨 업무를 하고 있는지, 우선순위는 어느 정도인지, 업무 진행 상황은 어떤지 확인할 수 있는 장점이 있다. 팀원들은 서로 댓글을 통한 피드백을 주고 받을 수 있어 팀 프로젝트에도 활용되고 있다.
재택근무 시에 아사나를 이용한다면 팀 프로젝트 담당자는 팀원들에게 업무를 할당하고, 업무 일정을 소개할 수 있다. 팀원들은 새로운 업무에 대한 지시를 받고, 업무 진행 상황을 실시간으로 한눈에 확인할 수 있다.
물어보며 확인하지 않아도 각 팀원들의 업무 진행사항을 확인할 수 있다. 이를 통해 각 인원의 스케줄에 맞추어 중복된 작업, 일정이 없는 작업을 관리하여 업무 효율성을 높이는데 사용되고 있다.
아사나는 구글 문서도구(Google Dogs), 슬랙, 줌, 마이크로소프트 팀즈, 오피스365, Jira, 세일즈포스, 드롭박스, 어도비, 지메일 등 비즈니스 현장에서 많이 사용되는 어플과 및 솔루션과 연동되어 있다.
이러한 연동 기능을 통해 다른 SaaS 플랫폼에서 진행중이던 업무 역시 아사나에 연동하여 업무를 효율적으로 관리할 수 있도록 도와주고 있다.
아사나는 구글, 아마존, 어도비, 인텔, 트위터, 스포티파이, 우버, 액센츄어, 페이팔, 세일즈포스 등 포춘(fortune) 500 기업 중 350여개 이상의 기업이 이용 중에 있다.
업무용 프로그램 연결하는 '허브' 역할 맡아...스타트업 스윗(Swit)
협업툴 애플리케이션 스타트업 스윗(Swit)은 실리콘밸리에서 구글의 협업 제안을 받은 스타트업이다.
조쉬 리 공동창업자 겸 대표는 “구글 지메일이나 마이크로소프트 365 같은 업무용 제품에 스윗 하나를 더 얹는 게 아니라 “일의 시작부터 끝까지' 스윗 하나로 모든 것을 다 해결할 수 있게 하자는 것”을 아이디어의 시작이라고 전했다. 또 ‘5(다섯 개의 구글의 주요 업무용 프로그램 )+1(스윗)이 6이 아니라, 5+1은 1(스윗)이 되도록 하겠다.”며 ‘허브’ 역할을 강조했다.
스윗은 구글의 여러 업무용 앱과 호환이 가능해 한 앱처럼 사용이 가능하다. 구글 지메일로 받은 내용을 메신저앱으로 복사해 붙여야 공유가 가능했다.
스윗은 오른쪽 화면에 떠 있는 패널에서 구글 지메일을 보고 그것을 같은 화면의 업무채널에 '드래그 앤 드롭’해 공유하도록 디자인했다.
조쉬 리 대표는 "코로나19 팬데믹으로 집에서 일하게 되면서 너무 많은 앱을 써야하는 업무환경이 협업을 가로막는 장애요인이 됐다.”며 “직원들이 흩어져있지만 소속감을 만들어주기 위해 '허브'가 필요했다.”며 창업 취지를 전했다.
콜라비, '한 장'으로 업무 정리해 가시성 높이는데 집중
국내 스타트업 콜라비(collabee) 역시 원페이지 협업 도구다. 콜라비는 사무실의 많은 일들이 정리된 한 장의 보고서처럼 정리된다.
한 장으로 만들어진 화면 상에서 실시간으로 일의 진행 상황을 확인하고 처리할 수 있다. ‘칸반’은 오프라인에서 포스트잇이나 표를 이용한 업무 상황 공유 방식을 적용한 서비스다.
시간관리가 필수인 재택 근무에서 업무 리스트를 특정 목적에 맞게 정리할 수 있는 기능이 지원되고 있다. 콜라비팀은 “진행 중인 업무 흐름의 가시성을 확보하고 업무 제한, 이슈 사항 체크를 효율적으로 할 수 있다는 것”을 장점으로 소개했다.
콜라비팀은 기존에 갖추고 있던 콜라비 ‘칸반’ 기능에 새로운 기능을 업데이트 했다. 기존 칸반 리스트는 발의, 진행중, 보류, 완료 4단계로만 구성되어 있었다.
업데이트 이후 담당자는 담당자별, 진행 상태별, 팀별, 업무 유형별 등 목적에 맞는 다양한 뷰로 정리가 가능해졌다.
리스트를 원하는 형태로 변경하고 추가할 수 있는 기능을 통해 간단한 홈페이지 만들 때도 사용이 된다.
조용상 대표는 "업데이트 된 칸반 기능은 대규모 조직에서 유용하게 이용될 것으로 보인다"며 "협업 구조가 다양화돼 있거나 조직원이 많은 경우 파악이 어려웠던 이슈 사항과 진행 상황을 직관적으로 확인할 수 있기 때문이다.”
글/정병준 학생기자 1기
*사례뉴스 기사 원문 보기 http://www.casenews.co.kr/news/articleView.html?idxno=10502
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