“결론 없는 회의는 이제 그만!”...’아마존’은 어떻게 회의할까?

회의 효율 높이는 아마존의 ‘30분 회의법’?
김경민 대표, “경영자의 빠른 의사결정이 조직 생산성 증대의 핵심”

[사례뉴스=김주연 인턴기자] 파킨슨의 법칙은 ‘업무를 마치는 데 걸리는 시간이 주어진 시간에 비례해서 늘어난다’라는 의미다. 더 적은 시간에 높은 성과를 올리기 위해서 파킨슨의 법칙을 항상 잊지 말고, 마감 시한을 설정해야 한다.

직원이 회의에 불만족하는 주된 이유는 결론 없이 흐지부지 끝나는 경우가 많기 때문이다. 상급자가 지시 사항을 나열하기만 하고 의사결정을 내리지 않는 회의가 거듭되면 직원은 피로감을 느낀다. 허울뿐인 회의에 그치지 않고 생산적으로 업무를 수행하기 위한 효율적 전략이 필요하다.

지난 3월 18일 가인지TV 유튜브 채널에 ‘내가 언제까지 봐줘야 해...직원들이 알아서 효율적으로 일하게 되는 주간업무일지 작성 방법!’이라는 제목의 ‘김경민의 경영벙커’ 영상이 게시됐다. 영상에서 가인지컨설팅그룹 김경민 대표는 회의 문화 개선을 통해 조직의 생산성을 높이는 방법을 제시했다. 

[출처:가인지캠퍼스]

김경민 대표는 회의의 효율성을 높이는 주간 업무 일지 작성 방법을 공유하며 “결과는 목표에 대한 수치 기반의 결과물이 있어야 한다. 피드백에서는 평가 중심으로 지식을 발견해야 한다”고 설명했다.

피터 드러커는 ‘역사상 알려진, 학습을 위한 유일하고 확실한 방법은 피드백’이라고 말했다. 이에 김 대표는 “주간 업무 회의에서 초점을 바꿔야 한다. 다음에 똑같은 상황이 발생했을 때 어떤 행동을 취해야 목표를 달성할 수 있을지 피드백하면서 지식을 발견해야 개인과 조직의 실력이 올라간다”라고 말했다.

아마존의 30분 회의법[출처:가인지캠퍼스]

아마존은 30분 회의법을 도입해 회의 시작 전에 6페이지 이내의 서면 보고서인 ‘내러티브 메모’를 작성한다. 회의 참석자들은 감정적 서술이 포함된 6페이지 이내의 보고서를 15~30분간 읽고 미팅한다. 김 대표는 “내러티브 메모를 통해 참석자들이 배경 정보를 사전에 숙지하게 한 다음, 비효율적인 토론을 다 빼버리고 30분 이내로 빠른 의사결정을 진행한다. PPT는 당연히 없다”라고 전했다.

사실과 견해를 명확하게 구별하는 말하기는 아마존 회의법을 실천하기 위한 전략이다. 김 대표는 “회의 과정에서 지나치게 감정적인 대화를 하지 않기 위해서는 사실 중심의 대화를 해야 한다”라고 언급했다. 

엔비디아는 빠르게 변하는 시장에서 약한 신호(weak signal)에 주목하고 있다. 젠슨 황 CEO와 직접 의사소통하는 64명과 수시로 소통한다. 김 대표는 “64명의 임원은 젠슨 황에게 1주에서 2주 단위의 5가지 핵심 보고서인 ‘넘버5’를 보고한다. 수평적 조직인 가인지컨설팅그룹도 ‘주간 넘버5’ 개념을 도입해 매주 실행 전략을 조정하고 있다”라고 말했다.

김경민 대표는 “듣는 회의보다 보는 회의를 권한다. 아마존, 엔비디아, 가인지 이야기를 기반으로 ‘Decide, Discuss, To Do’한 회의를 할 것을 추천한다. 회의의 질을 높이기 위해서는 정보 공유, 아이디어 촉진, 의사결정이 짧고 간결하게 이루어져야 한다”라고 설명했다.

보다 자세한 내용은 가인지캠퍼스 김경민의 경영벙커 ‘업무에 끌려다니지 않는 주간업무일지, 회의록 작성법’ 영상에서 확인할 수 있다.

*본 기사는 3월 18일 가인지캠퍼스 ‘업무에 끌려다니지 않는 주간업무일지, 회의록 작성법 | 김경민의 경영벙커’ 영상을 기반으로 작성했습니다.