슬기로운 직장생활, 일잘러는 보고서 작성에 진심을 담는다

보고서는 쓰는 방법만 알아도 누구나 할 수 있다

 

직장생활은 글로 시작해서 글로 끝날 정도로 말이 아닌 문서 하나로 평판이나 이미지를 결정한다. 태생적으로 글을 못 쓴다고 투정을 부리거나 푸념을 하더라도 소용이 없다. 오히려 능력이 부족하다고 홍보하는 셈다. 글쓰기는 원칙 두 가지를 작가로서 두 가지만 기억해두길 바란다.

 

 

먼저, 이전에 썼던 기안문을 살펴보고 틀은 그대로 가지고 온채, 상사가 원하는 정보가 충분하게 포함되었는지를 살피고 두괄식으로 구성을 해야만 한다. 고위급 상사부터 중간간부, 실무진까지 하루에 해야 하는 업무량과 팀을 바라보는 시선과 관점이 상이하다.

그들이 바라는 사항이 내가 생각하는 바와 다른 건 당연하다. 일을 지시하는 분의 원하는 사항이 무엇인지를 중심으로 고민하고 수시로 소통해야 한다.

중간 보고는 실무자의 입장에서는 일의 진척도를 보고하지만 결재권자 입장에서는 주문했던 프로젝트가 성실히 착수가 되었는지를 확인하는 과정이니 문서작성하면서 수시로 소통을 해야만 한다.

두 번째로는 글은 쉬워야만 한다. 자료를 많이 수집해서 짜임새 있게 글을 쓰려는 노력은 당연하지만 정보가 과잉될 시에 전문가의 저주에 당면할 수 있습니다.

전문가의 저주란 자신도 모른 채 이 정도 내용은 ‘선배도 이해하겠지’라며 지레짐작하는 순간 글은 위험에 빠질 수 있다. 능력을 과시하고 보여주고 싶은 마음에 글의 내용에 미사어구나 비효율적인 단어, 부사를 쓰기 십상이다.

필력도 중요하지만 심적 상태도 점검해야 한다. 처음 읽는 독자도 충분하게 전후 사정을 이해할 수 있도록 간결하고 구체적이고, 쉽게 쓰도록 전념한다. 자녀나 배우가 혹은 지인에게 보고서를 건네도 이해가 되어야만 한다. 보고서를 제출 기준 기준을 그렇게 잡아보자.

 

 

글은 결론부터 쓰고 읽는 사람을 기준으로 친절함이 묻어 있는 보고서가 좋은 글이다. 필자는 10년간 회사생활을 하고, 3권의 책을 내면서 독자의 반응을 끊임 없이 고민하였다. 첫 데이트에서 상대방의 기호나 취향을 물어봐서 데이트 코스를 잡듯 신중하고 진정성 있게 다가가야만 한다.

세심한 배려와 관심은 말하지 않아도 통한다. 또한, 시간이 지날수록 된장도 깊은 맛을 내듯 보고서도 많이 읽어보고 수정을 거듭할수록 완성도는 높아진다.

지하철에서도 읽어보고, 자기 전에도 다시 읽어보며 상사의 입장에서 단번에 쉽게 수긍할 수 있는지를 잣대로 두어보자. 글도 말처럼 상대방의 성향을 배려가 기본이 되어야만 회사에서 인정받을 수 있다.

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글/장승재 기자