[장승재 작가의 슬기로운 직장생활], 전화 통화가 겁나는 신입사원 ‘용건만 간단히’

전화 통화는 최대한 간단히

회사에서는 전화나 대면으로 업무가 이루어진다. 코로나 세대를 거친 신입사원은 이런 상황이 몹시 견디기 힘든 회사의 모습이다. 업무를 직접 보고하거나 담당자가 되어 건의사항을 하는 과정은 피하고 싶다. 확실한 이유를 특정 짓기 어렵지만 카카오톡이나 문자, 이메일 등 글로써 소통이 익숙한 세대의 특성이 반영된 결과라 지레짐작 된다.

출처 = 이미지 투데이

무미건조하게 텍스트를 보내더라도 단어에 담긴 그 이상 그 이하의 의미를 서로 부여하지 않는 속성 때문이다. 내심 안심이 된다. 전화나 만남은 언어적인 표현 외에도 신경 써야 할 요소가 상당하다. 이런 스트레스를 받으니 처음부터 익숙한 환경을 그리워한다. 콜 포비아(Call Phobia)라는 말은 전화 통화를 하는 걸 두려워하는 공포증을 뜻한다. 카톡 세대들을 전화 소리만 듣더라도 가슴이 두근거린다.

하지만 회사에서는 실시간으로 대화가 이루어지지 않아 공시적인 자리일수록 대면이나 전화를 통해 업무 지시가 이루어진다. 즉, 글보다 말이 일상적인 직장 생활에서 더 큰 비중을 차지한다. 전화 통신 예절도 배워두면 쓸모 있고, 탁월한 경쟁력을 갖출 수 있다.

먼저, 꼭 해야만 하는 말은 업무 노트에 정리한다. 전화를 거는 목적과 말할 내용을 일목요연하게 마무리하고, 소속 부서나 이름은 상대방이 잘 들릴 수 있도록 명확하게 말해야 한다. 상대방이 하는 말은 오해를 사지 않도록 백트레킹을 추천한다. 백트레킹은 상대가 말하는 내용의 키워드나 어미 등을 그대로 반복해서 돼 묻는 거다. “팀장님이 말씀하신 사항이 OO맞으시죠?”라고 그 자리에서 확인하는 건 상호 간의 신뢰를 쌓는 다리이다.

수화기 너머로 오롯이 목소리와 어조, 말투 등 입에서 나는 소리로만 소통을 하므로 굳이 쓰지 않아도 되는 말은 삼가야 한다. 말은 길어질수록 실수하게 되어 있다. 특히 전화 통화는 오감 중에 일부만 사용되므로 불필요한 감정 소모의 위험이 도사린다.

사진 = 이미지 투데이

두 가지 주의사항만 알더라도 전화 통화는 그리 어렵지 않다는 걸 깨닫는다. 신입 사원은 누구나 처음에는 회사 일에 미숙하다. ‘용건만 간단히’라는 말을 아는가? 지금처럼 무제한 요금제가 아닌 과거에는 전화 통화의 시간에 따라 전화 요금이 산출되었다. 요금을 아끼고자 부모님이 자식에게 할 말만 간단히 하라는 목적으로 이런 말을 자주 사용하였다. 어느 순간 지난 세월을 회상하는 말이 되었지만, 다시 이 말을 꺼내서 신입 사원에게 건네고 싶다. 전화는 가급적 전할 내용만 간략히 전하고, 상대방의 주요한 용건은 메모하며 통화를 해보면 어떨까요?

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글/장승재 기자